DX(デジタル化)とは?

アナログデータをデジタルデータに変換する。
「0」「1」のデータに変換する。

いろいろと言われていますが、デジタル化を進めると言ってもピンとこない方が大半です。
一昔前は電子決済や通販(e-コマース)のことを指していた時代もありましたが、単に電子と言いながらも、エレクトロニクス技術やWeb技術が間に存在していただけでした。
最近では、ビッグデータやAI技術を活用したデジタルデータでビジネスを変革して、新たな価値を提供し新しい市場を創造するようなことが言われています。

こんなお困りごと
ありませんか?

ダウンロードして共有した
PDFデータが
見つからない!

インターネット上に上げるためPDFなどのファイル名は英数半角小文字にしていますから、
変更するか・ファイル名を覚えていないと、簡単に見つけ出せません。

クラウドサーバやファイルサーバや
パソコンの容量が足りなくなる。

これは整理ができていないキャビネットや書庫と同じです。
いくら追加しても足りなくなります。

探し物をする時間が多い

オフィスワーカーは一日平均20分(年間80時間)書類やファイルを探しているという統計があります。
またある建設会社では残業が多いチームを調べたら、
年間150時間も書類や文具を探していたというデータもありました。

なぜ紙はなくならないのか?

文書名やどのフォルダーに格納するか?ルール無しに電子化すると、
パソコンやサーバの中に探しだせず、使われない電子のゴミを大量に作り、
HDD容量一杯になってしまったことで断念
した。

提出書類や稟議書などの文書は押印が必要で無くせない。
(ハンコ文化が無くならない)

書き込み、付箋を付ける、折りたためるなど紙は便利だからです。
(紀元前3000年前のパピルスから使用され続けていた)

弊社がお勧めする
ペーパーレスとは?

お客様ごとに使いやすい
フォルダー体系・フォルダー名・ファイル名の
ルール作りをお手伝いします。

紙を電子化し、文字を認識させ(OCR処理)検索しやすくし、
利活用できる方法をご提案します。

契約書・見積書・発注書などは、
電子契約を組み合わせデジタル化することを
ご提案します。

※構築に高額なシステム導入は不要。できるだけ今ある環境を活用してご提案します。

ペーパーレスはSDGsにつながる

最近耳にする機会が増えたSDGs(エスディージーズ)。
今後SDGsの取組の有無が、
組織・団体・企業の評価にもつながります。

ペーパーレス化とは?

読んだそのままですが、紙を少なくすることです。

広い意味で言うと

印刷された本がKindle(キンドル)のような電子書籍に変わる。
紙の切符がICOKAのようなICカードに変わること。
紙のクーポンがスマートフォンアプリで入手できるクーポンに変わる。

広い意味で言うと

狭い意味で言うと

組織や企業の社内文書を、コピー機やプリンターに紙に印刷するのではなく、
PDFやワードなどの電子ファイルにして保存することをいいます。

狭い意味で言うと

少しこだわって言うと
こんな違いがあると言われています。

紙文書を電子データで保存すること ⇒ 「画像化」

紙文書をPDFなどにすること ⇒ 「電子化」

紙文書をPDFなどにし承認・決済システムで業務プロセスを変革する ⇒ 「デジタル化」

じゃあ、紙を全部スキャナーで読み込んで電子化すればいいのか~。
ワードやエクセルからPDFにしてクラウドで共有してるよ!
電子化ならもうすでにやってるよ!

そうおっしゃる方も多いでしょう。

ちょっとお待ちください。
クラウドサーバに保存したPDFなどの電子データは、
数日前ならすぐにわかるでしょうが、
数か月前の文書は必要な時にすぐに探し出せますか?

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ペーパーレスがもたらす
メリット・デメリット

弊社がお勧めするペーパレスが実現できると、こんなメリット・デメリットがあります。

間違いなく業務が効率化します。

文書検索が早くなり、必要な文書を探す時間が減ります。

コスト削減

紙代、印刷・郵送コストが無くなります。契約書を作成することを想定してください。
印刷をする⇒製本する⇒捺印する⇒封筒に入れる⇒切手を貼り⇒ポストに投函する。
重要な書類であれば「簡易書留」で送ると、年間にするとどれだけのコストが変わるでしょうか?

保管場所・クラウドの容量削減

保管庫・書庫に段ボールに詰めて保管している書類を取りに行くのは、年に数回なのにスペースが必要になります。
もしそのスペースが別の目的に利用できるなら。

セキュリティ強化につながる。

ペーパレスにすると、情報は守りやすくなります。紙文書のままだと紛失・情報漏洩のリスクを減らすことが可能になります。

企業価値や評価の向上

令和3年度内閣府や各省庁は「DX化」「脱炭素社会」を目指しています。
SDGsへの取組度合いが、これから企業への評価にもつながります。

デメリット

資料の枚数が瞬時に解らない。

タブレット・ノートパソコンでは、ページ数が多い資料の場合、全体を把握しづらい。
紙の便利さは「厚みで一瞬にして何枚くらいあるかがわかります。」ところがPDFなどのデジタル情報だと「把握しづらい」のがデメリットかもしれません。

紙の代わりになる「電子の紙」「電子の文房具」を備えた低額のソフトの活用でカバーできます。

導入コストがかかる。

高いシステムを入れようとすると導入コストがかかります。

弊社がお勧めするのは、できるだけ今ある環境の中で、運用面でカバーするご提案をいたします。

パソコンの故障・クラウドの障害への対応

これは日々のメンテナンスや、代替の仕組みを検討することをお薦めしております。

半分冗談ですが、太ります。

事務所内での移動が激減します。(キャビネットまで書類を取りに行く・複合機に受信したFAXを取りに行くなど)
リモートワークをしている皆様は、「コロナ太り」実感された方が多いと思いますが、さらに加速します。

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お申し込みはこちら

弊社ご支援の流れ

キックオフミーティング

キックオフミーティング

取組がSDGsにつながる研修を行います。
高度専門人材に登録されている専門家からご説明をいたします。

現状調査

現状調査

現地に訪問し環境や書類を調査します

廃棄5:保管2:保存3

廃棄5:保管2:保存3

保管が必要な20%だけを電子化する

組織内でルールを決める

組織内でルールを決める

フォルダー名・ファイル名のルール化

文書管理ソフトを導入する

文書管理ソフトを導入する

紙の代わりになるソフトの研修

電子化作業を行う

電子化作業を行う

スキャナーを使用してデジタル化

FAXのペーパーレス設定

FAXのペーパーレス設定

受信FAXを紙に排出しない設定をします。
お使いのメーカー機種によってはできないケースもあります。

電子契約システムを導入

電子契約システムを導入

契約書作成を電子契約に変更

PDCAを回す

PDCAを回す

都度訪問し定着までご支援いたします

弊社ご支援メニュー

文書デジタル化支援メニュー
期間:6か月間 49.5万円(税込)
ペーパレスFAX受信支援メニュー
期間:3か月間 33万円(税込)

※周辺機器・ソフトウェア・システム契約料金を除く

弊社が推奨するシステム

スキャナー

使用中の複合機が自動原稿送り装置付きのカラースキャナー機能があれば購入不要です。

文書管理ソフト

富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)製のDocuWorksをお薦めしています。
※スキャナー・文書管理ソフトはお客様でご購入下さい。

電子契約システム

株式会社サイトビジットのNINJA SIGNをお薦めしています。

実績

弊社代表が、前職の「富士ゼロックス大阪株式会社」という企業で
28年弱営業マンとして勤務していたころから、
近畿税理士会様や企業のペーパーレスをご支援してまいりました。

代表挨拶

デジタル化を推進するご支援をいたします。

ICT(情報通信技術)の発達と2020年の新型コロナウイルス感染症により、働き方は様変わりしました。
オンラインミーティングやリモートワークが当たり前になり、情報の共有はクラウドで行う。
行政も脱ハンコ、デジタル庁の設置など、「デジタル化」に急に舵を切ることになりました。大手・中堅民間企業はすでにデジタル化が進んでおり、ほとんど「紙」を使わずに業務を進める仕組みを構築しています。

しかし中小・零細企業では、いまだに「ハンコ」や「紙」を使用した業務が中心となっております。紙は便利なので減らそうとしてもなかなか減らず、システム化により逆に紙が増えたという事例もたくさん見かけられます。

弊社は前職の経験から、デジタル化の推進をサポートする知識・経験をもち、できるだけコストをかけずにデジタル化を進めるご支援を強みとしております。

株式会社パートナーズ 代表取締役 中野 徹
株式会社パートナーズ
代表取締役 中野 徹

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