各サービス提供パッケージの
利用規約

IT専門家による「レクチャーを通じた支援領域の内容理解促進」および
「中小企業等が抱える課題の整理や解決策の方向性を明らかにするディスカッション」を前提に、
効果的な支援プロセスをサポートする充実した資料様式をご提供しています。

わかりやすさと使い勝手を重視し、様式の使い方を説明する資料もご用意しています。

※「支援提供パッケージ」は、支援活動において必ず利用しなければならないわけではありません。
また、中小企業等の課題解決に適した支援内容にカスタマイズすることが可能です。
各資料の内容をご確認の上、必要に応じ柔軟にご活用ください。

※ 本事業の支援案件以外で支援提供パッケージの利用・転載等はできませんので、予めご注意ください。

ペーパーレスFAX受信支援

高額なFAX受信システムを導入しても、業務に合わず元の紙に戻すケースが良く見受けられます。身の丈に合った、簡単な仕組みから始めることをお勧めしております。

従来のFAX業務プロセスを
圧倒的に改善

従来のプロセス

FAX受信

FAX機まで取りに行く

手作業で帳票仕分け
FAX返信・着信確認の電話対応

受信FAXに返信コメントを手書きし
返信・着信確認の電話対応

エントリー作業

内容チェック作業

エントリー内容チェック作業

2重チェック

棚に大量の紙を保管

受信日や得意先ごとに
受信紙ファイリングし保管

受信支援後のプロセス

FAX受信

親展ボックスシステムで受信、
サーバ又はパソコンに取り込み

FAX返信

文書管理ソフトを使用し、
画面上でコメント・納期等を入力し
パソコンからFAX返信

エントリー作業

画面上で受発注システムや
配送システムに入力作業

フォルダーに保管

受信FAXファイルを特定フォルダーに移動
(問い合わせの検索も容易)

ペーパーレスFAX受信
BEFORE AFTER

FAX消耗品代(紙代/トナー代)
消耗品代不要・環境保全(紙代/トナー代の削減)
FAX機までの往復時間
机上PCで作業が完結(作業時間の短縮)
注文書の仕分け配布作業
自動仕分機能により不要(作業時間の短縮)
注文書の着信確認の電話対応
ダイレクトFAX返信機能により削減(無駄作業の削減)
過去注文のお問合せ対応
検索機能によりPC上で完結(作業時間の短縮)
入力 + 二重チェックの2人体制
1人で確認訂正が可能(人件費の削減)
保管スペースの確保
保管スペース不要(ペーパーレス化)

電子サインサービス
(NINJA SIGN)

契約業務をワンストップで解決する
電子契約サービス

NINJA SIGNは、契約書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ1つでオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービス。

相手先に同システム導入は不要

相手先に同システム導入は不要

契約書をすばやく新規作成!テンプレート登録

契約書をすばやく新規作成!
テンプレート登録

社内承認をリモートでも可能に!ワークフロー作成

社内承認をリモートでも可能に!
ワークフロー作成

印刷・押印・郵送が不要!電子締結

印刷・押印・郵送が不要!電子締結

過去の契約書も一括保管!契約書管理

過去の契約書も一括保管!契約書管理

文章デジタル化支援

働き方改革の前提となる
ペーパーレスの実現を支援紙に縛られない業務スタイルを実現し、生産性を向上

文書管理ルールの見直し・基盤整備・定着化までを一貫してご支援

「業務ルールが紙を前提としているため、職場が紙文書であふれている」「組織で管理すべき文書の所在が分からない」「情報の入手や回覧に時間がかかる」「チェックや押印が必要で、オフィスでしか業務を行えない」など、文書管理と業務の生産性は密接に関係しています。加えて、オフィススペースが文書を保管するためのキャビネットや書庫に占められ、働く人のために有効に使われていないという状況も起こりがちです。
これらを解決するために、必要ない文書はないか、紙での保存が必要かなど、文書の取り扱いを再考して文書管理の仕組みを見直すことで、ペーパーレス化の推進を支援します。
また、テレワークを導入した企業様の課題であがる、「クラウド上のドライブの容量が足りない」「数日前に作成したファイルが探せない」「ファイルの重複や保管場所がわからないファイルが発生し手が付けられない」等にも有効な支援となっております。

ルール作りをお手伝い

お客様ごとに使い易い
フォルダー体系・フォルダー名・
ファイル名の
ルール作りをお手伝いします。

OCR処理

紙を電子化し、文字を認識させ(OCR処理)検索しやすくし、
利活用できる方法をご提案します。

高額なシステム導入は不要

契約書・見積書・発注書などは、
電子契約を組み合わせデジタル化する
ご提案します。
※構築に高額なシステム導入は不要。できるだけ今ある環境を活用してご提案します。

ペーパーレスはSDGsにつながる

最近耳にする機会が増えたSDGs(エスディージーズ)。
今後SDGsの取組の有無が、組織・団体・企業の評価にもつながります。

支援の流れ

キックオフミーティング

必要な打ち合わせ内容

アドバイス時間目安:3h

現状調査

現状把握ヒアリング
導入目的の明確化
対象課題の決定

アドバイス時間目安:6h

情報仕分け

廃棄・保管・保存の仕分け

アドバイス時間目安:10h

社内ルール策定

フォルダー名ファイル名の統一
社内研修・マニュアル

アドバイス時間目安:3h

ソフト導入

電子化ソフトの導入
社内研修・マニュアル

アドバイス時間目安:15h

電子化作業

スキャン・デジタル化

アドバイス時間目安:3h

FAXペーパーレス設定

受信データをクラウドに保存

設定時間目安:3h

電子契約システムを導入

NINJA SIGNの導入
社内研修・マニュアル

時間目安:3h

PDCAを回す

計画に対し、問題なく業務が回せているかチェック

時間目安:15h

サービス対応可能範囲

地図

奈良県

奈良市、大和高田市、大和郡山市、天理市、橿原市、桜井市、五條市、御所市、生駒市、香芝市、葛城市、平群町、三郷町、斑鳩町、安堵町、川西町、三宅町、田原本町、高取町、明日香村、上牧町

京都府

京都市、京田辺市、宇治市、木津川市、長岡京市、久世郡、向日市

大阪府

大阪市、柏原市、堺市、大東市、東大阪市、八尾市、藤井寺市、守口市、門真市、