弊社がお勧めするペーパレスが実現できると、こんなメリット・デメリットがあります。
間違いなく業務が効率化します。
文書検索が早くなり、必要な文書を探す時間が減ります。
コスト削減
紙代、印刷・郵送コストが無くなります。契約書を作成することを想定してください。
印刷をする⇒製本する⇒捺印する⇒封筒に入れる⇒切手を貼り⇒ポストに投函する。
重要な書類であれば「簡易書留」で送ると、年間にするとどれだけのコストが変わるでしょうか？
保管場所・クラウドの容量削減
保管庫・書庫に段ボールに詰めて保管している書類を取りに行くのは、年に数回なのにスペースが必要になります。
もしそのスペースが別の目的に利用できるなら。
セキュリティ強化につながる。
ペーパレスにすると、情報は守りやすくなります。紙文書のままだと紛失・情報漏洩のリスクを減らすことが可能になります。
企業価値や評価の向上
令和３年度内閣府や各省庁は「DX化」「脱炭素社会」を目指しています。
SDGsへの取組度合いが、これから企業への評価にもつながります。
デメリット
資料の枚数が瞬時に解らない。
タブレット・ノートパソコンでは、ページ数が多い資料の場合、全体を把握しづらい。
紙の便利さは「厚みで一瞬にして何枚くらいあるかがわかります。」ところがPDFなどのデジタル情報だと「把握しづらい」のがデメリットかもしれません。
紙の代わりになる「電子の紙」「電子の文房具」を備えた低額のソフトの活用でカバーできます。
導入コストがかかる。
高いシステムを入れようとすると導入コストがかかります。
弊社では、できるだけ今ある環境の中で、運用面でカバーするご提案をいたします。
パソコンの故障・クラウドの障害への対応
日々のメンテナンスや、代替の仕組みを検討することをお薦めしております。
半分冗談ですが、太ります。
事務所内での移動が激減します。（キャビネットまで書類を取りに行く・複合機に受信したFAXを取りに行くなど）
リモートワークをしている皆様は、「コロナ太り」実感された方が多いと思いますが、さらに加速します。
