ペーパーレスに必要なこと・もの

不要な書類・ファイルを決めて
廃棄・削除すること

約50%は廃棄・削除できます。

社内ルール作り
(ファイル名・フォルダー名の付け方)

10人にこの書類・ファイルはどのフォルダーに格納する?と聞いて10人が同じ答えでなければ・・・・見つけられない「電子のゴミ」をつくることになります。

必要な機材・ソフト

  • 紙を電子にする機材(スキャナー)
  • 2画面:デュアルディスプレイ
    (絶対にあった方が良い)
  • 文書管理ソフト
    (これも絶対あった方が良い:弊社のお勧めはドキュワークスです)
  • ファイルサーバやクラウドサーバ
  • 電子契約システム
    (ハンコの代わりの仕組みです)

DXにおけるディスプレイの役割

1台のパソコンに2台のディスプレイを接続して作業することを、
デュアルディスプレイ。

1台のパソコンに3台以上のディスプレイを接続して作業することを、
マルチディスプレイと言います。

株のトレーダーが大量の情報を同時に見ながら判断するシーンなどを
よく見かけていると思います。

内閣府でもデュアルディスプレイを推奨しておりますが、
どんなメリットがあるのでしょうか。

作業領域が広がります。

紙の書類を大量に並べて作業する時に、机が狭いときには会議テーブルを使ったりしますが、
パソコン上で同じことをするには、4K大型ディスプレイを使うか、
2台以上使うかどちらかですが、コストパフォーマンスは
デュアルディスプレイの方が圧倒的に良いでしょう。

複数のアプリケーションソフト
ブラウザーを同時に並べ操作できる。

メーラーソフトを開き急ぎのメールを待ちながら、Googleドキュメントで会議資料を作成し「書き物」、
ブラウザーを立ち上げ参考になるサイトを閲覧「調べ物」をするなど作業が同時進行で行える。
またコピー&ペーストの作業などは圧倒的に楽ですし、間違ってクリックしてしまう操作ミスも減ります。

ノートパソコンでも大きな画面をつなぐと便利

目の疲れが全く違います。細かな数字が多い経理ソフトを使うときなどはお勧めです。

結果ストレスが軽減

「このブラウザーが邪魔」「また下に隠れてしまった」「スクロールするのは邪魔くさい」などで
イライラすることが減ります。
一度デュアルディスプレイ以上を使うと、画面の小さいノートパソコンは使うとしんどくなります。

リモートワーカーで、オンライン会議中に
Googleドキュメントを活用して書記をしたり、
「ちょっとググってみます」とかしたり、便利なことが多いと考えています。

デメリットもあります。

ディスプレイを並べるので小さい机では狭く感じます。

ディスプレイ・ケーブルなど少しコストはかかります。

CPUの性能が低い・メモリーが少ないと、パソコンの動作は重くなります。